Нормативно-правовое регулирование приемки товаров
Принцип приемки товаров в магазин не зафиксирован в законе о торговле. Несколько десятилетий прием продукции регулировался двумя инструкциями, вступившим в силу еще в 60-х годах при СССР:
- № П-6
- № П-7
Кто может принимать товар
Заниматься приемкой товара может только тот сотрудник магазина, который имеет статус материально-ответственного лица. Тогда он наделен правом ставить печать и расписываться в накладных документах. Если материально-ответственный работник заболел, можно наделить правом приемки товара другого сотрудника, выписав доверенность по форме М-2 (на получение материальных ценностей)
Как составить договор приемки товаров
Приемка товара регулируется специальным договором, где есть вся информация о принимаемой продукции. Договор приемки товаров обычно содержит:
- название товаров, которые поставляются в магазин
- объемы поставки (количественные)
- качественные характеристики
- основной принцип и период оплаты
- место поставки (название магазина)
- дополнительные условия по приемки товара (работа с претензиями и принцип решения спорных вопросов)
Подготовка к приемке-передаче товара
Спланируйте поставку так, чтобы она не создала вам неудобств. Например, лучше не планировать передачу товара поставщиком на период инвентаризации, поскольку возможности для приемки товаров во время инвентаризации ограничены. Далее нужно убедиться, что ваши сотрудники, ответственные за приемку, знают о контракте и его основных характеристиках:
- параметрах закупки – какие товары закупили, какого вида, объема, веса, в какой упаковке или таре
- количестве партий товара и сроках поставки
- контрольных параметрах для проверки при приемке
- наборе необходимых документов для приемки товара
- оговоренных правилах взаимодействия с сотрудниками контрагента
Правила приемки товаров на складе от перевозчиков
С перевозчиками, как и с поставщиками, нужно согласовать место, время и способ передачи товара, ответственных с обеих сторон, комплект необходимых документов и порядок решения спорных вопросов. Сопровождение ваших товаров в пути будет нелишним. Нужно проконтролировать фактические сроки отправки груза и его прохождение через известные вам пункты, в том числе перевалочные, а также через границу и таможню. По прибытии товара еще до его фактической приемки нужно проверить сохранность груза
Процедура начинается с проверки транспортного средства. Если вагон, фура, контейнеры и т.п. должны быть опломбированы – проверьте наличие и сохранность пломб. Также посмотрите на состояние транспортного средства, нет ли на нем повреждений
Затем убедитесь, что не повреждена ни маркировка груза, ни тара. После этого сверьте наименование товара и другую информацию из транспортной маркировки с документацией на груз. Если никаких повреждений на этой стадии не обнаружено, переходите к следующему этапу предварительной проверки. Убедитесь, что соблюдены оговоренные сроки поставки
Проверьте, в каких условиях транспортировали груз – правильно ли он уложен, не нарушен ли температурный режим, обеспечивался ли ваш товар льдом, если это было необходимо, и так далее. Затем произведите осмотр груза. Если перевозчик отказывает вам в пересчете или проверке веса товара, обязательно отметьте это в документах приемки товара.
Приемка товаров на складе
Перед приемкой товара нужно заранее освободить место для организации приемки, наметить и зарезервировать места на складе под прибывший товар. Кроме того, нужно выделить технические средства для погрузки-разгрузки, подготовить сканеры штрихкодов, составить необходимые документы, спланировать работу сотрудников. Машина с товаром въезжает на склад, направляется к заранее определенному месту разгрузки и проходит визуальную проверку, как описано выше
После того как машина открыта и погрузочно-разгрузочное оборудование подано, начинается разгрузка с визуальным контролем каждой грузовой единицы. Товар проходит предварительную приемку по числу грузовых мест (тарных мест). Дальше оформляются необходимые документы, ваши сотрудники отдают пакет документации представителям поставщика или перевозчика. После этого происходит окончательная приемка, и товар готовится к хранению. При предварительной приемке товар пересчитывают и проверяют упаковку на вид. При окончательной приемке грузовые места вскрываются, и проводится приемка товаров по количеству и по качеству
Приемка товара по количеству
При приемке товаров по количеству фактическая «численность» товаров сверяется с указанной в упаковочных листах, накладных, счетах. Допускается сплошная и выборочная проверка, в ходе которой вскрываются грузовые места – заводские или сформированные поставщиком либо перевозчиком упаковки с товаром. Сплошная приемка по количеству – это вскрытие всех упаковок подряд для пересчета или перевеса товаров. При выборочной приемке по количеству упаковки, которые вскрывают ваши сотрудники, определяются случайным образом. Сколько тарных мест проверять – решать вам. Обычно это зависит от надежности поставщика. Иногда условия такой выборочной проверки включаются в договор поставки
Приемка товара по качеству
При приемке товаров по качеству проверяется комплектность товара, его состояние и маркировка на нем. Упаковка товара вскрывается, и ваши сотрудники определяют, насколько качественный товар приехал на склад. Для проверки по качеству по умолчанию установлены определенные сроки:
- 24 часа с момента доставки – для скоропортящихся продуктов
- 10 дней после доставки – для остальных товаров, доставляемых в пределах одного города
- 20 дней после поставки – для продукции, которая не относится к скоропортящимся товарам и привезена из другого города
- специальные сроки для районов Крайнего Севера и приравненных к ним
- срок, установленный ГОСТом или техническими условиями, – для товаров, в отношении которых такие условия и стандарты действуют
Недостача и пересортица – две грани одной проблемы
Процесс приемки товаров является стержневым для всех бизнес-процессов магазина. Если возникнут какие-либо расхождения, не будет замечена и не решена проблема недостачи или излишек, то это грозит большими сложностями при учете продукции в дальнейшем
Недостача при приемке товара
Во время поступления самой частой ошибкой является недостача. Причиной может быть:
- ошибка при загрузке автомобиля на складе поставщика
- некачественный товар (например, часть пришла в негодность во время транспортировки)
- неправильное оприходование
Излишки товаров при приемке
Когда при приемке товаров обнаружили излишек, есть несколько вариантов действий:
- вернуть лишнюю продукцию поставщику
- принять все (попросив скидку)
- найти покупателя на лишнюю часть товара самостоятельно (надо выставить счет оптовику, ведь это расход на поиск клиентов и отгрузку)
- отправить весь товар обратно (если это предусмотрено договором)
Пересортица при приемке товара
Пересортица – это недостача одного вида продукции и излишек другого. В этом случае надо оформлять документ по форме ТОРГ-2 (или ТОРГ-3 – если вы торгуете импортом), а также написать претензию руководству оптовой компании. Также, как в случае с излишком, магазин может как не принимать груз, так и принять его. Возможна также частичная приемка товара
Например, машина хлебозавода привезла в магазин 20 булочек с шоколадной начинкой и 10 булочек без начинки, когда заказ и счет был выставлен на 15 булочек с шоколадом и 15 – без всего. В этом случае можно:
- принять все, как есть
- принять только 15 булочек с шоколадной начинкой и 10 – без начинки
- не принять заказ совсем
Акт о недостаче товара при приемке
В случае повреждений вагона, фуры, контейнера, в которых приехал груз, а также в случае отсутствия или нарушения пломбы вам придется провести сплошную проверку товара по количеству и по качеству. Затем составляется акт, на основании которого вы сможете предъявить претензии перевозчику или поставщику. Актируется также:
- любое повреждение или порча товара
- несоответствие наименований на грузе и в документах
- несовпадение количества или веса товара с заявленным в документах
Если груз приехал на машине (в том числе фурой), допустимо сделать отметки в товарно-транспортной накладной вместо составления акта. Данные о недостаче или об излишках при приемке товара вносятся в акт. В случае с недостачей товара при приемке этот документ станет основанием для ваших претензий поставщику. Если недостача обнаружилась в не вскрытой заводской упаковке (некомплект), вы предъявляете претензию не только поставщику, но и производителю. Не зная производителя или его адреса, вы направляете два экземпляра акта поставщику, который уже будет разбираться с производителем
Об излишках вам тоже нужно сообщить поставщику – хотя, возможно, и не захочется. Если вы установите, что недостача при приемке образовалась из-за чьих-то злонамеренных действий, обязательно сообщите об этом в правоохранительные органы. Порядок здесь такой же, как при обнаружении недостачи в результате инвентаризации. Иначе вы, как минимум, не сможете признать ущерб в налоговом учете
Источник: Бизнес.ру
