Как правильно выбрать фискальный накопитель для онлайн кассы

Фискальный накопитель (ФН) — это чип внутри онлайн кассы. Он записывает информацию о каждой продаже и передает ее оператору фискальных данных (ОФД). Оператор обрабатывает и передает данные в налоговую — так налоговая узнает, сколько денег прошло через кассу

Без ФН работать с онлайн кассой (ККТ) нельзя. Даже если связь с интернетом отсутствует, ФН обеспечит работу ККТ до 30 дней

В Фискальные накопители различаются по сроку действия:

• 15 месяцев
• 36 месяцев

С каким сроком действия выбрать фискальный накопитель зависит от сферы, в которой вы работаете, и от системы налогообложения

ФН на 15 месяцев должны использовать юридические лица или ИП:

• занимающиеся торговлей подакцизными товарами
• деятельностью с сезонным характером;
• применяющие ОСНО или совмещающие ОСНО со специальным налоговым режимом (УСН, патент или сельскохозяйственный налог), т. е. предприятие работает с несколькими системами налогообложения
• являющиеся платежными агентами
• работающие в удаленной местности, при условии, что данные с онлайн-кассы не передаются в ФНС

ФН на 36 месяцев могут использовать:

• ИП, оказывающие услуги
• ИП и юридические лица, применяющие специальные налоговые режимы — УСН, патент, ЕСХН. Но нужно обязательно проверить, чтобы деятельность не попадала под требования по использованию фискального накопителя со сроком 15 месяцев

Все фискальные накопители, используемые в онлайн-кассах, должны быть зарегистрированы в реестре ФНС. Ознакомиться с реестром ФНС можно по ссылке

В 2023 году используется только один вид фискального накопителя ФН-1.1М
Буква «М» означает, что фискальный накопитель может принимать данные о маркированном товаре, проверять их и зашифровывать

ФН-1.1М работает с форматами фискальных документов (ФФД):

• 1.05
• 1.1
• 1.2. введен 6 августа 2021 года и является обязательным для предприятий, ведущих деятельность с маркированным товаром

Понятия «Фискальный накопитель» и «Формат фискальных документов» часто путают, но это разные вещи. Но и то, и другое важно, особенно если есть взаимодействие с маркированными товарами

Фискальный накопитель — это устройство, которое вставляется в кассу для шифрования и хранения данных

Формат фискальных документов — это установленный формат для фискального документа (чека), в котором данные передаются в ФНС и другие системы. ФФД содержит необходимые реквизиты

В дополнении к реквизитам, которые указывались в ранних форматах, в ФФД 1.2 добавлены следующие функции:

• формирование запроса о коде маркировки
• оповещение о движении маркированного товара для отображения его выбытия в системе «Честный знак»
• проверка маркированного кода и отображение статуса
• составление квитанции о продаже товара и возможных ошибках проверки

На бумажном чеке при формате 1.2, рядом с обозначением маркированного товара (М) стоит результат проверки данных:

• «М+» — проверка в системе «Честный знак» пройдена, процедура маркировки товара соблюдена, товар соответствует стандартам качества
• «М» — минимум одна проверка не проведена, но это может случаться при техническом сбое кассы или автономной работе
• «М-» — минимум одна проверка не пройдена, вероятно, товар не прошел регистрацию в системе «Честный знак»

Данные обозначения показывают насколько успешна операция для продавца и показывают все ли в порядке с происхождением товара — для покупателя

Маркированную продукцию можно продавать, только на ФФД 1.2. За несоблюдение этого требования предусмотрены штрафные санкции (ч. 4, ст. 14.5 КоАП):

• ИП и должностные лица — 1 500 — 3 000 руб.
• юридические лица — 5 000 — 10 000 руб.

Фискальные накопители требуется менять, т. к. у них у них есть срок службы — 15 или 36 месяцев. Это максимальный срок службы — по истечению этого времени необходимо приобрести новый фискальный накопитель, внести изменения в данные ФНС и установить на онлайн кассу

Но существуют причины, по которым приходится менять фискальный накопитель ранее срока:

• заполнение памяти устройства
• технические неполадки
• изменение владельца ККТ
• различие заводского номера в паспорте и фактического, в электронном устройстве

Память фискальных накопителей на 15 месяцев и на 36 месяцев одинаковая. Она большая, но не бесконечная: если пробивать больше 200 чеков в день, одного фискального накопителя на 36 месяцев может не хватить

Если онлайн-касса работает без ФН и сведения о продажах не поступают в налоговую службу:

• ИП и должностных лиц - от 10 000 руб. до приостановки деятельности на 90 суток
• для юрлиц - от 30 000 руб.

Если срок действия ФН меньше, чем полагается для вида деятельности - от предупреждения до штрафа в 10 000 руб.